为进一步规范各级团学组织在文件拟定、文件传阅、文件审核、文件发布、文件宣传等工作，确保团系统文件办理过程的科学性、严谨性，提高办文的工作效率，特制订本流程规范。

一、适用对象：

湘南幼专校系两级团学组织。

二、适用内容：

适用于制订学校团学全局工作的规章制度、公文文件，或者重要的活动方案、上报材料等。

三、办文流程

（一）草拟文件

1、单部门文件：各部门根据上级指示或者工作实际需要拟定文件草案（以下简称为文案），并根据内容属性确定文案标准格式。文案拟定前注意与上级部门或主管老师交流意见，以保证文案的主旨正确，核心精神不偏差。

2、多部门文件：文件涉多及部门，相关部门应共同商讨，充分交流意见后，由牵头部门按照单部门文件流程拟定文案。

（二）部门初审文件

文案撰写完成后，须经过各部门负责人审核并修改完善，再由部门负责人提交各团学组织负责人审阅。

（三）团学组织负责人审阅

团学组织负责人从综合统筹团学工作、活动的角度审阅或修改文案。同意后，部门负责人方能提交到下一环节批阅。

（四）分管老师审阅

文案由部门主要负责人上交给团委（团总支）各分管老师进行综合性审阅或者修改，确定文案可行或无误。

（五）团委书记签发

文案由分管老师审核过后，提交纸质文档供团委书记（团总支书记）阅签。重要文件需提交相关校领导阅示后方可签发。

（六）办公室办文

签发后的文案统一交由团委办公室根据需要加红头模板制版、印发。需要编制文号的文件应当进行文号编制，并做好发文记录。

（七）印制文件

1、根据发文对象数量，提交校文印室或者团委办公室印制。

2、文件修改，确定无误后，为倡导环保，便于网络传阅，文件转换制作成pdf文件形式或者图片形式。

（八）发布文件

纸质文件由团委办公室将纸质文件下发至对应一级执行部门（主管部门）或抄送至相关部门。电子文件由办公室发至一级执行部门，由一级执行部门（主管部门）转发至下一级执行部门（如班级）并具体部署、安排工作。

（九）媒体平台公布

为便于查阅，团委办公室将服务类、公示类、制度类文件转交新媒体管理中心及时发布到学校网站、团委微信微博和团委QQ群文件等平台进行公布。

注：系团总支各部门文件参照上述流程至团总支书记批阅，涉及全校或者对外文件，由团总支交校团委办公室呈报办理即可。

四、文件存档

办公室需按“1+2”要求保存印发文件，建立办文专用电子文件夹分word和PDF格式存档。