湘南幼专校发〔2021〕11号

华人策略社区采购内控制度

为加强我校采购内部控制，规范我校采购行为，根据财政部和省政府关于深化政府采购制度改革的精神及《郴州市财政局关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（郴财采﹝2021﹞3号），特制定此制度。

一、采购范围

本制度所指采购包含所有学校财政性资金支付的货物、服务、工程等采购。

二、采购工作机构设置及职责

1、采购预算编制归口部门为后勤管理处。负责统计、编制年度需采购的商品、服务及工程预算。

2、采购预算执行归口部门为后勤管理处。负责收集并实施各部门提交的采购申报。

3、采购评价归口部门为计划财务处。负责对采购行为的效率、所采购商品的质量、价格、售后服务、产出效益等因素进行评估并及时给出反馈或整改建议。

三、采购工作岗位设置

1、政府采购联络员：2名，后勤管理处、计财处各设一名。后勤管理处负责政府采购的具体实施以及与市财政局政府采购管理办进行衔接汇报；计财处负责政府采购系统操作，包括计划的申报、采购成交公告及合同备案。

2、采购员：1名，负责采购的具体实施以及与市财政局政府采购管理办进行衔接汇报。

3、验收员：1名，由后勤管理处指定，与采购员相分离，负责组织采购项目的验收清点入库。

四、采购预算编制

1、采购预算编制时间及流程：（1）后勤管理处应于预算年度前启动次年采购预算编制。流程为：采购预算申报通知发布--各部门申报采购项目--后勤管理处汇总统计--学校审定。（2）采购预算调整流程为：各部门提交新增申购项目立项--后勤管理处核定申报需求--从机动额度中调整。如新增申购金额超过机动额度，10万元以下的由校长审定；10万元-30万元的由校长办公会审定；30万元以上的由党委会审定。（3）如有部门取消年初采购预算，须上报后勤管理处及时调整，不足10万元，转入机动额度；累计超过10万元，上报计财处调整全年预算。

2、财政投资评审流程。按照市财政局等相关规定，须纳入财政投资评审范围的项目，须纳入年初采购预算，由后勤管理处按规定提交市财政局进行评审，评审金额作为此项目的预算控制数和最高限价。

五、采购需求制定

1、采购需求的责任部门为采购需求部门，采购需求部门指定专人作为项目采购负责人。采购需求部门需对所需采购的商品、服务、工程进行充分的调研论证，包括规格、型号、性能要求、参数设置、安装售后等服务要求（期限）、市场价格、数量、潜在供应商等要素。

2、采购需求由采购需求部门拟定，加盖处室章报校领导把关签字后提交给后勤管理处。

3、采购需求作为采购项目采购方式、竞争范围、合同定价方式、履约验收、绩效评价的依据。

六、采购流程规范

1、采购申报：由采购需求部门实施，5000元以上的采购申报须由校长审批；5000元以下的采购申报由分管后勤校领导审批即可。采购申报依据年初预算、会议立项或工作方案审批，采购申购单审批完成后，采购申报部门留存原件，提交一份复印件给后勤管理处，预算外的申购另须提交一份给计财处。采购权下放的项目不需要办理申购手续。采购权下放的具体项目以计财处、后勤管理处具体通知为准。另在工作方案中已有支出预算，且价格相对透明固定的2万元以下的费用、其他由部门执行的有明确政策取费标准的费用支出、由后勤处实施的单笔在1000元以下的零星维修、劳务、零星物品采购等，也无须再办理申购手续，由后勤管理处另行制作申请单，按照采购制度相关条款实施。

2、采购供应商确定：（1）政府采购限额以上的采购由后勤管理处提交经济项目内部评审委员会产生采购代理机构后按照政府采购流程实施确定。（2）政府采购限额以下的商品、服务、工程的采购，2万元以上的，应先提请学校经济项目内部评审委员会评审，由内审委提出关于该项目采购相关要求的评审建议，评审结果报学校同意后由后勤管理处组织计财处、业务部门、工会等部门组成采购小组按照评审建议进行供应商遴选报学校同意后实施。（3）2万元以下的采购，由后勤管理处实施或者授权相关部门实施。（4）后勤管理处须对同品类商品申购进行归集归类，避免化整为零。（5）下列情况一般不需提交学校经济项目内部评审委员会进行评审：

a.有相关文件规定必须采购的党报党刊等有特定供应商的。

b.按照文件规定需缴纳的事业行政性收费。

c.行政事业性罚款。

d.已经校长或学校会议研究同意实施或者已经和学校签订合同按合同约定须支付乙方相关费用的支出项目。

e.经学校经济项目内部评审委员会评审的2万元以上政府采购限额以下的项目，服务要求、价格浮动较小的项目，经学校授权后勤管理处三年内可直接在电子卖场上进行采购，结果报内审委备案，可不再另行组织评审。

3、采购代理机构确定：政府采购限额标准以上的采购，原则上应当委托代理机构在学校授权范围之内代为实施。采购代理机构由后勤管理处提出建议经学校经济项目内部评审委员会评审通过后报学校确定。学校须与采购代理机构签订委托代理协议，在坚持学校的政府采购主体责任的前提下，明确双方权利和责任，明确代理机构收费标准。

4、采购文件制定：采购文件应包括采购需求、投标人资格条件、政府采购政策要求与执行措施、一次性密封报价等投标报价要求、评标方法和标准以及拟签合同文本等事项。评审因素应该根据采购项目需求，围绕质量、服务、价格、效率等关键因素，科学设置。客观评审因素应设置固定分值，主观评审因素应细化分值并缩小自由量裁区间。具体评审方案一事一定。

5、采购代表指定：政府采购的项目校方采购代表由后勤管理处指定，监督由后勤管理处委派工作人员，重大项目汇报校领导确定。其他校内采购项目的项目负责人由采购需求部门指定。

6、评审专家选择：采购项目需要评审专家进行评审论证的，需聘请相关评审专家。对于采购需求明确、评审因素可用客观分数量化的采购项目，应采取随机抽取方式确定专家；对于评审因素需要主观打分的采购项目，可以采取推荐或邀请行业专家等方式确定专家，评审专家随中标结果一并公示。

7、信息公开：政府采购项目应严格依照财政部门统一模板，全面、准确、及时、完整在中国湖南政府采购网上公开信息（包括年初采购意向发布、采购招标信息发布、成交公告等）。政府采购限额标准以下的采购信息应该通过校园网站等方式公开。

8、合同签订、备案及归档：（1）1万元以上的采购项目成交后，后勤管理处须督促尽快签订采购合同。采购需求部门根据项目采购需求及成交双方达成一致的协议条款、成交价格等拟定好采购合同，经校长授权后签订。重要合同须经学校法律顾问进行合同审核。（2）政府采购项目，后勤管理处须于发出中标（成交）通知书后一个月内与供应商签订采购合同，签订合同后五天内提交给计财处进行政府采购合同备案。合同签订后，需追加合同标的的，按照合同签订流程签署补充合同。（3）合同至少一式四份，供应商、采购项目签署合同部门各一份，合同章管理处室两份。

9、合同变更或者补充：因采购实际需要发生变更或者补充的的，由后勤管理处进行认定后，签订变更或者补充协议。原则上采购不得超出预算。经过内审委评审的超预算项目，须重新提请内审会评审。

七、采购履约验收

1、采购完成后，由后勤管理处指导采购实施部门组织履约验收。验收前，先由采购实施部门制定好验收单，验收单上面应该注明验收内容、验收方案等；其中2万元以下的采购由后勤管理处会同采购实施部门直接验收；2万元以上的采购项目的验收，由采购实施部门华人策略社区集参与采购工作相关部门代表共同验收。

2、当验收时双方发生争议时，由后勤管理处提交学校经济项目内部评审委员会进行评审，仍然无法解决，提请学校会议研究，直至诉诸法律。

3、因验收时工作人员失职失责导致学校发生损失时，学校将依据责任划分予以问责追责。

八、政采云平台电子卖场采购规范

1、原则上政府采购限额标准以下的采购（含货物、服务、工程）都必须执行《湖南省政府采购电子卖场管理办法》，从政采云平台的电子卖场上进行采购。

2、采购实施部门应该熟练掌握财政部门政府采购电子平台等信息系统的操作方法，账号及密码必须由专人保管，确保安全。

3、特殊情况下确实无法从电子卖场采购的，须事先向财政局政府采购管理办进行报告并且征得同意后可进行。 

4、时间上紧急，电子卖场上暂无供应商，可先实施采购（采购供应商必须为政采云供应商或者具备资格，承诺结账前入驻平台），后凭发票在电子卖场补录采购合同，并说明原因。

5、电子卖场上实施的采购，均由后勤管理处牵头，华人策略社区集业务部门，工会、财务部门至少三人以上实施。

九、构造公平良好的营商环境

1、营造公平竞争的环境。废止圈定供应商库等妨碍公平竞争的采购规定，不设置歧视性和排他性条件，排斥潜在供应商，在满足采购需求的前提下，不得排除竞争。应在中国湖南政府采购网和学校网站公开本年度的政府采购意向。

2、实行“承诺+信用管理”准入管理制度。凡参与采购活动的供应商，应提供符合参与采购资格条件的书面承诺书且没有税收缴纳、社会保障等方面失信记录的相关资料。

3、建立询问和质疑答复工作机制。供应商或者潜在供应商来校询问学校采购相关事宜，相关部门应予以耐心解答。如遇政府采购中发生的质疑或者投诉，应依法及时答复和处理，并提交相关证据、依据和其他相关材料。

4、依法管理好采购中的资金收支。（1）按规定及时支付专家评审费；（2）依法收取和退还供应商履约保证金；（3）按照合同支付款项做好台账，按时提交支付申请；（4）督促采购代理机构及时退还投标保证金。

5、做好采购相关信息管理。后勤管理处须做好每次采购记录及台账。台账应该包含项目名称、采购方式、供应商名称、代理机构、评审专家、信用评价、不良行为等信息。对于有不良记录的供应商、代理机构、评审专家等，依据情况给予半年至5年不等的暂停进入我校采购活动的处罚。

十、采购工作人员专业能力建设

1、采购工作人员每年至少参加一次以上的采购业务和政策法规等培训；如果未有上级部门统一安排的学习培训，则学校可每年安排1-2名采购工作人员参加采购方面的社会化培训。

2、学校应该经常开展学校内部采购制度和采购政策法规的学习交流培训等，持续加强学校采购队伍专业能力建设。

十一、采购绩效管理

建立采购绩效评价机制。采购应力求高效、高质量、优价格、优服务、高产出。学校要定期组织开展采购绩效评价。对于采购不及时、质量不良、价格市场同类商品偏高、服务质量不佳的采购，纳入相关部门的年终考核指标；对于采购价值不大的采购项目，应该责令整改，并且将之作为次年审批采购计划的额度依据。

十二、其他

1、强化学校采购监督管理。强化学校内部审计、纪检监督措施，学校采购活动监督相关工作方案另行制定。

2、加强学校采购档案管理。后勤管理处应该分类建立完善的采购活动台账。每次采购活动结束后，应该及时收集整理好全套采购资料，包括采购决策意见、招标文件、投标文件、评审资料、采购合同、验收文档等（含音频视频资料），保管一年以后移交学校档案室统一管理，不少于15年。

3、依法依规进行涉密采购管理。对于涉密采购，由后勤管理处按相关采购制度及要求执行。

华人策略社区

2021年5月20日